6 програмне забезпечення для управління документами для підвищення ефективності роботи в офісі

Поява хмарних сховищ виправно усунуло навантаження на оброблювану паперову роботу. Отже, роботодавці можуть заощадити час і в той же час поліпшити робочий процес. Отже, якщо ви прагнете скоротити використання паперових документів і підвищити ефективність, ви знаходитесь у правильному місці. Ця стаття надає вам шість найкращих програм для управління документами.

Програмне забезпечення для управління документами, відоме також як системи управління документами (DMS), є комп'ютерними програмами, спеціально розробленими для відстеження, упорядкування та управління документами та робочим процесом, з основними завданнями зменшення навантаження та прискорення робочого процесу.

Виконайте цю посаду, щоб отримати вичерпне уявлення про деякі з найкращих доступних інструментів керування документами.

Які найкращі програми для управління документами для ПК?

1

eFileCabinet

eFileCabinet - це, можливо, сьогодні провідне програмне забезпечення для управління документами. Вона створена для полегшення зберігання, пошуку та обміну файлами офісу. Функція програмного забезпечення, однак, виходить за рамки управління документами, оскільки вона також оснащена інструментами обліку та управління персоналом.

eFileCabinet має два варіанти підтримки: настільну версію (сумісну з Windows 10) і мобільну версію, спеціально розроблену для мобільних пристроїв.

Це програмне забезпечення для управління документами містить функцію, відому як "перегляд хмари", яка дозволяє користувачам створювати резервні копії своїх файлів на хмарі, безпосередньо через платформу програмного забезпечення. Завдяки цьому користувачі можуть легко переглядати та видобувати файли через будь-який пристрій, якщо такий пристрій підключено до Інтернету.

Крім того, eFileCabinet виконує всі необхідні вимоги галузі, включаючи SEC, HIPAA, FINRA та інші стандартні вимоги.

Крім того, програмне забезпечення прекрасно працює з SecureDrawer, унікальною функцією обміну, яка служить платформою для спільного використання файлів між вами та вашими клієнтами. безпечний eSignature, сканери, принтери та багато іншого.

Lastl, . Програмне забезпечення для управління документами eFileCabinet пропонує як онлайн, так і послуги на місці. Програма пропонує два тижні безкоштовної пробної версії для нових користувачів, після чого вони можуть підписатися на платний план за стартовою ціною $ 15.

Завантажте eFileCabinet

2

OpenKM

OpenKM - це, без сумніву, одне з найпопулярніших програмних продуктів для управління документами на ринку. Це надзвичайно універсальне програмне забезпечення для управління корпоративним рівнем, яке побудовано для виконання офісних завдань, починаючи від управління документами до автоматизації робочих процесів до адміністративних функцій.

Інструмент розроблений спеціально для комп'ютерів Windows. Тим не менш, до неї також можна отримати доступ через безліч інших настільних операційних систем, таких як Linux.

В основному, програмне забезпечення для управління документами містить динамічний набір модулів, які виконують всі операції управління програмним забезпеченням. Деякі з цих модулів включають: електронне виставлення рахунків, eSignature, криптографія (для шифрування файлів і дешифрування), штрих-код, архіватор пошти та багато іншого.

Крім того, гнучка конструкція програмного забезпечення дозволяє їй легко інтегруватися з відповідними офісними інструментами, такими як AutoCAD, WordPress, Google Drive, Microsoft Office та багато іншого. Вона також має підключається систему аутентифікації, яка може бути підключена до зовнішніх баз даних або серверів, таких як SQL, Oracle, MySQL і декілька інших.

У світлі викладеного вище, користувачам надається можливість оптимізувати весь свій робочий процес для підвищення ефективності. Таким чином, це програмне забезпечення для управління документами розглядається багатьма як програмне забезпечення для управління проектами, ніж звичайний менеджер документів.

OpenKM пропонує два основні плани новим користувачам: OpenKM Community і OpenKM Professional . Перший доступний безкоштовно (з обмеженими можливостями), а другий, з більш потужними можливостями, є платним планом і його пропонують котирування (митне ціноутворення).

Щоб отримати докладнішу інформацію про систему та вимоги до завантаження, увійдіть на сайт завантаження OpenKM.

Завантажити OpenKM

3

Templafy

Templafy, можливо, один з кращих програмного забезпечення для управління документами на ринку сьогодні. Це всебічний інструмент, який призначений для ефективного зберігання, отримання та обміну офісними документами. Це хмарна платформа, яка підтримує всі форми комп'ютерних систем і мобільних пристроїв.

Для зручності є також призначені версії для робочого столу (Windows включно) і смартфонів (мобільних додатків).

В основному, Templafy полегшує зберігання файлів і командну співпрацю, усуваючи звичайний, роз'єднаний процес роботи на різних платформах.

Програмне забезпечення для управління документами спрощує всі важливі інструменти на робочому місці, особливо інструменти для створення документів, такі як MS Office, на єдиній платформі, забезпечуючи таким чином уніфікований робочий процес.

Крім того, Templafy підтримує досить прохідний інтерфейс, що робить його ідеальним у низькотехнологічному робочому середовищі, оскільки кожен член команди може надавати зворотний зв'язок, обмінюватися файлами та створювати документи з неймовірною легкістю.

Всі ці канали направляються через єдиний канал, і він контролюється адміністратором (роботодавцем), щоб забезпечити кожну вимогу, і стандарт якості.

Нарешті, як і більшість інструментів для вибору зручності, Templafy не дешево. Насправді, це зручно одне з найдорожчих програм для управління документами на ринку. Він доступний за фіксованою ставкою підписки $ 355 на місяць. Однак перед повним підпискою існує безкоштовний пробний період. Відвідайте їх офіційний веб-сайт, щоб отримати більше інформації.

Завантажити Templafy

4

SutiDMS

SutiDMS, продукт SutiSoft, є одним з найбільш повного програмного забезпечення для управління документами на ринку. Він оснащений цілим рядом інструментів для управління та організації документів, обміну файлами, ведення обліку та поліпшення командної співпраці.

Це онлайнове, веб-програмне забезпечення, яке підтримується з усіх платформ як на настільних, так і на мобільних пристроях.

Крім того, SutiDMS має набір багатофункціональних інструментів, які включають змінювану панель інструментів, бібліотеку документів, захоплення документів OCR, багаторазові інтеграції (з MS Outlook, Gmail і Yahoo Mail), об'єднання файлів, архівування та зберігання документів, eSignature і форуми серед інших.

Програмне забезпечення в основному служить в якості максимального сховища, де ви можете зберігати всі ваші документи, а його веб-функціональність забезпечує доступ до документів і їх отримання в будь-який час.

Тим не менш, це програмне забезпечення для управління документами пропонує ціноутворення на підприємствах, яке доступне за цитатою.

Існують два нижчі плани: план премії та професійний план . Професійний план розрахований на максимум 10 користувачів і доступний у розмірі 18 доларів на користувача (на місяць). План Преміум, з іншого боку, призначений для середньомасштабної організації з менш ніж 500 співробітниками, і вона доступна за ставкою 20 доларів на користувача (на місяць).

Завантажити SutiDMS

5

FileHold

FileHold є повністю інтегрованим рішенням для управління документами, яке включає в себе різні набори функцій для забезпечення користувачів централізованим сховищем і спрощеним процесом роботи. Програмне забезпечення є одним з небагатьох програмних засобів управління документами, які спеціально призначені для Windows 10 PC та інших версій Windows (7/8 / 8.1). Тим не менш, до неї також можна отримати доступ через веб-браузери на комп'ютерах Linux і Mac.

Функції програмного забезпечення класифікуються за категоріями "стандартний", "необов'язковий", "користувальницький" і "сканування документів і зображення". Деякі з цих функцій включають захоплення метаданих (маркування документів), календар, електронні форми, eSignature, OCR (серверна сторона), автоматичне заповнення, захоплення SmartSoft та багато іншого.

Крім того, FileHold приймає можливість інтеграції з набором програмного забезпечення третіх сторін, таких як MS Office, MS Active Directory, MS SharePoint та багато іншого. Все це полегшує зберігання файлів, пошук і обмін, а також координацію робочого процесу.

Нарешті, FileHold пропонує два базових цінових планів; FileHold Express і FileHold Enterprise. План Express розрахований на малі підприємства менш ніж 20 співробітників, а план Enterprise ідеально підходить для великих організацій або команд з більш ніж 20 членами.

Проте тарифи на підписку на обидва плани доступні лише за цитатою. Ви можете надіслати електронний лист до відділу продажів компанії FileHold, щоб отримати котирування для вашого бізнесу.

Завантажити FileHold

6

M-файли

M-Files є одним з кращих програм для управління документами, доступних сьогодні. Вона є найбільш важливою для своєї функції "аналізу дублювання", яка призначена для захисту користувачів від дублювання документів. Це хмарна DMS; отже, він підтримується як на настільних комп'ютерах, так і на мобільних платформах.

Також призначені версії для настільних ПК (для Windows 10 / 8.1 / 8/7), а також мобільні програми для вибраних мобільних пристроїв.

Крім того, це програмне забезпечення для управління документами для Windows 10 містить організовану пам’ять, де документи правильно організовані та збережені. Він аналізує пошук документів, пов'язуючи імена файлів з іншими відповідними показниками, такими як дати та проекти. Таким чином, програмне забезпечення може легко усунути дублікати.

Крім того, його уніфікована платформа полегшує ефективність робочих місць, покращуючи призначення завдань (від роботодавця до працівників), а також виконання та виконання завдань (від працівників до роботодавця). Кінцевим результатом є підвищення продуктивності.

Крім того, M-Files - це гнучка DMS, яка може бути легко інтегрована з інструментами, такими як MS Office і численними інструментами CRM, такими як Salesforce. Це робить його ідеальним для практично всіх типів підприємств. Крім того, пропонуються три основні варіанти розгортання, включаючи локальні, хмарні та гібридні (комбіновані).

M-Files пропонує один місяць безкоштовної пробної версії для нових користувачів, після чого вони можуть легко перейти на корпоративний план, який пропонується цитатою.

Завантажити M-файли

Висновок

Сьогодні в усьому світі зменшується використання паперових документів, багато організацій, шкіл і державних установ віддають перевагу зручності безпаперового зберігання паперових файлів і папок.

Таким чином, існує постійний попит на стандартне та довготривале програмне забезпечення для управління документами. Що стосується цього попиту, ми зібрали деякі з кращих програм для управління документами на ринку, щоб полегшити прийняття рішень, щодо того, який DMS використовувати для вашого бізнесу.